Indikatoren für die Einführung eines Programmmanagements

Kommt es zu solchen Projektanhäufungen, treten in der Folge meist folgende Symptome auf:

• Mangelnde Transparenz der laufenden und geplanten Vorhaben im Management.
• Strategisch wichtige Projekte werden verschleppt,
• Schieflagen in Projekten werden erst sehr spät erkannt.
• Nur wenige Projekte kommen termingerecht und mit ordentlichem Abschluss ans Ziel.
• Die Gesamtkosten der Projekte steigen dramatisch ohne erkennbare Erfolge.

Die Ursachen hierfür liegen entweder in einer fehlenden Gesamtsteuerung oder in mangelhaften Geschäftsprozessen zur internen Projektabwicklung. Beiden Bereichen widmet sich unser Beratungsangebot zum Portfoliomanagement.

Wichtige Projekte identifizieren

Basis jedes Portfoliomanagements ist die gründliche Ist-Aufnahme der laufenden und geplanten Projektvorhaben.

Fest steht danach meist nur, dass mangels Ressourcen und finanzieller Mittel nicht alle Projektvorhaben zur Umsetzung gelangen können. Ein Auswahlverfahren, mit dem die Ziele aus unternehmerischer Gesamtsicht bestmöglich erreicht werden, ist gefragt.

Unser Projektmanagement-Team (PM-Team) hat zu diesem Zweck ein Framework entwickelt, das sowohl die strategische als auch die operative Bedeutung von Projekten erfasst. Dieses Framework schafft die erforderliche Transparenz für Priorisierungsentscheidungen auf Managementebene.

Portfolio- und Projektmanagementprozesse nachhaltig implementieren

Mit der einmaligen Strukturierung des Projektportfolios ist noch nicht viel gewonnen. Portfoliomanagement besteht aus einem Bündel von Geschäftsprozessen, die nachhaltig in der Organisation verankert werden müssen. Die Spezifikation und die dauerhafte Implementierung dieser Prozesse werden damit zu wesentlichen Komponenten einer Portfoliomanagement-Einführung. Zwei Gruppen von Prozessen spielen dabei die Schlüsselrolle:

Prozesse der Portfoliosteuerung mit

• einem geregelten Projektantrags- und -freigabeverfahren,
• einem permanenten Projektbewertungsverfahren,
• einem permanenten Projekt-Monitoring, möglicherweise gestützt durch ein Tool für das Multiprojekt-Management und
• der Installation von Projektentscheidungsinstanzen auf verschiedenen Ebenen, einschließlich eines obersten Gremiums auf Top-Management-Ebene.

Prozesse des operativen Projektmanagements mit

• Leitfäden und Richtlinien für das interne Projektmanagement,
• einem internen Projekt-Controlling,
• geeigneten Projektmanagement- und Controlling-Tools,
• Schulungs- und Kommunikationsprogrammen zur dauerhaften Verankerung der eingeführten Prozesse.

Mit den Prozessen der Portfoliosteuerung wird dem Management ein mächtiges Steuerungsinstrument zur Umsetzung der strategischen Unternehmensziele in die Hand gegeben. Die Prozessoptimierung im operativen Projektmanagement zeigt schnell Wirkung, nicht zuletzt durch Kosteneinsparungen in den Einzelprojekten.