Organisationsänderungen: Steter Wandel

Aus Sicht SAP beschränken sich die notwendigen Anpassungen vordergründig meist auf einzelne SAP-Organisationseinheiten wie Buchungskreise oder Vertriebsbereiche, manchmal sind aber auch komplette SAP-Systeme zusammenzuführen. Der hohe Integrationsgrad von SAP R/3 führt jedoch zu komplexen, oft modulübergreifenden Abhängigkeiten zwischen Organisationseinheiten, Stamm- und Bewegungsdaten:

• Customizing-Einstellungen werden oft auf Ebene der Organisationseinheit hinterlegt: Hohes Konfliktpotenzial bei Zusammenführung durch Vereinheitlichungszwang.
• Nummernkreisabhängigkeiten bei Stamm- und Bewegungsdaten: Intervalldefinition und Art der Nummerung ist abhängig von Customizingdaten. So müssen eventuell notwendige Änderungen von Stammdatennummern konsistent in abhängigen Stamm- und Bewegungsdaten nachgezogen werden.
• Stammdaten haben organisationseinheiten- und modulabhängige Segmente: Notwendigkeit der Prüfung der entsprechenden Customizing-Einstellungen wie Feldauswahl oder Wertevorräte sowie der Durchführung einer detaillierten Reihenfolgeplanung für die Übernahme.
• Bewegungsdaten: Diese basieren auf einer bestimmten Konstellation von Customizing-Einstellungen, Stamm- und Bewegungsdaten wie z.B. Lagerbeständen eines Materials. Zudem werden bei Erfassung der Daten oft SAP-interne Folgeaktivitäten ausgelöst. Hieraus resultieren zusätzliche Schwierigkeiten für die Übernahme historischer Belege und offener Geschäftsvorfälle.

Erfolgsfaktor: Detaillierte Kenntnis der Zusammenhänge gepaart mit technischer Expertise

Integration

Nicht selten stellt die Abwicklung von Geschäftsprozessen einen wahren Hürdenlauf durch eine heterogene Verfahrenslandschaft dar. Das hat unmittelbar negative Auswirkungen auf Prozesslaufzeit, Prozesskosten und Datenqualität, mittelbar sind oft sogar die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten sowie die Entscheidungsfähigkeit des Unternehmens gefährdet.

An dieser Stelle setzen Integrationsprojekte an. Ihr Ziel ist es, den Verfahrensablauf aus Sicht der Geschäftsprozesse zu optimieren.

Prozessorientierte Verfahrensintegration auf mehreren Ebenen

• Ablösung durch SAP: Ein bekanntes Phänomen: im Laufe der Zeit haben sich eine Vielzahl von nicht integrierten Insellösungen (z.B. Office-Anwendungen) gebildet, die zum essentiellen Bestandteil eines Geschäftsprozesses geworden sind. Kostenintensive und fehleranfällige manuelle Schnittstellen sind die Folge. Die Vollintegration durch Ablösung bietet sich in vielen Fällen schon deshalb an, weil sich die Anforderungen mit SAP-Bordmitteln abdecken lassen.
• Verfahrensanbindung an SAP: Hoch spezialisierte, nicht ablösbare interne Verfahren wie z.B. eine dedizierte Materialflusssteuerung, können über das interne Unternehmensnetzwerk mit unterschiedlicher Integrationstiefe angebunden werden. Eine große Palette von Technologien steht dafür bereit: „Business APIs“, „RFC“, „ALE“, „EDI“, EAI-Lösungen und Weitere. Entscheidend für den Erfolg derartiger Systemintegrationen sind die richtige, strategisch ausgerichtete Technologiewahl sowie die an den Prozessbedürfnissen orientierte fachliche Schnittstellengestaltung.
• Integration des Unternehmensverbundes: Komplexe interne Kunden-Lieferanten-Beziehungen müssen in mehrstufigen Supply-Chain-Prozessen über verschiedene Produktionsstätten und Tochterunternehmen hinweg integriert werden. Zur Sicherstellung der Entscheidungsfähigkeit ist zusätzlich eine Vielzahl Daten aus internen und externen Quellen aufzubereiten. Neben der konzernweiten Bereitstellung dieser Daten für Berichtswesen und Vertrieb können per Intranet auch ausgewählte SAP-Funktionen als „Employee Self Service“ angeboten werden - beispielsweise zur Ablösung papiergestützer Verfahren für Verbrauchsmaterial-Bestellungen.
• Integration der Geschäftspartner: Nahtlose Vernetzung von B2B- und B2C- Plattformen mit dem SAP-Backend und dem Intranet. Erst hiermit werden Supply-Chain-Prozesse und Customer-Relationship-Management auch unternehmensübergreifend durchgängig. Distanzen zu Kunden und Lieferanten verkürzen sich entscheidend.

Verstärkung durch IT-Spezialisten

System-Sanierung

Das Anwachsen von Daten in SAP im Laufe der Zeit ist ein natürlicher Vorgang - der aber einer ständigen Steuerung und Bereinigung bedarf. Diese wird jedoch oft durch Versäumnisse der Vergangenheit, operative Hektik und dem üblichen "läuft doch alles" verhindert. Ein Blick hinter die Kulissen bzw. ins laufende System zeigt meist Probleme auf allen Ebenen der Datenhaltung:

• Wildwuchs der Eigenentwicklungen und Customizingeinstellungen
• Sicherheitslücken und Richtlinienverstöße bei Eigenentwicklungen
• Unvollständige und widersprüchliche Customizingeinstellungen
• Ungenügende Dokumentation der Eigenentwicklungen und Customzingeinstellungen
• Veraltetete, fehlerhafte und fehlende Stammdaten
• Intransparente und inkonsistente Bewegungsdaten
• Riesiger Datenbestand an nicht mehr benötigten Bewegungsdaten
• Performanceprobleme

Die Folgen dieser Probleme reichen von täglichen Mehrfachaufwänden durch redundante Datenpflege, Abstimmung und Fehlerbeseitigung bis hin zum Verlust der Upgradefähigkeit des SAP-Systems aufgrund massiver Modifikationen des SAP-Standards.

Ziel: Sicherstellung der Datenqualität gestern, heute und morgen

Bei der Durchführung von Bereinigungsmaßnahmen werden meist nur die bestehenden Daten korrigiert. Konsequenz: schon nach kurzer Zeit ist wieder alles beim alten. Eine wirkungsvolle System-Sanierung muss daher den gegenwärtigen und zukünftigen Ablauf der Datenpflege-Prozesse einbeziehen:

• Bereinigung Datenbestand: Bereinigung der bereits im System befindlichen Daten.
• Datenpflegeprozess Ist-/Neudaten: Implementierung von Qualitätsstandards bei der täglichen Entwicklung, Customizing und Stammdatenpflege durch abgestimmte Regelwerke und Prozessbeschreibungen mit klar fixierten Datenpflege- und Verantwortungsbereichen sowie regelbasierten Prüfprogrammen.
• Änderungsmanagement: Absicherung der Nachhaltigkeit durch periodische Reviews, abgestimmte Änderungen und Implementierung kontinuierlicher Verbesserungsmaßnahmen.

Schlüssel: Synthese von SAP Detailkenntnissen und organisatorischer Prozessgestaltung

Die System-Sanierung erfordert neben der Detailkenntnis der SAP-Datenhaltungsebenen Entwicklung, Customizing, Stamm- und Bewegungsdaten insbesondere auch das Wissen, wie Datenpflegeprozesse nachhaltig in der Unternehmensorganisation implementiert werden können. Unsere SAP-Managementberater verfügen neben eigenen Werkzeugen und der neutralen Position insbesondere über einen umfangreichen Erfahrungsschatz, welche technischen Hilfsmittel und organisatorischen Maßnahmen sich in der Praxis tatsächlich bewähren.